Chatten en vergaderen met Microsoft Teams (Windows 11)

Microsoft Teams is de app van Microsoft om te chatten, (video)bellen en vergaderen met je collega’s, familie of vrienden. De gratis met Windows 11 meegeleverde app betreft een light-versie van de commerciële Microsoft 365-app voor zakelijk- en schoolgebruik. Om deze app te kunnen gebruiken, moet worden aangemeld met een Microsoft-account.

TIP: Wil je niet dat Microsoft Teams met Windows wordt opgestart, haal de app dan uit het opstartproces van Windows via Instellingen > Apps > Opstarten.

Het basisvenster van Teams

Microsoft Teams is te openen met de aan de taakbalk vastgemaakte knop. Uiterst links in het uitgebreide basisvenster van Teams staan de onderdelen Activiteit, Community, Chat en Agenda. Onderdeel Activiteit toont gemiste oproepen en geeft een melding wanneer je met je naam in een chat wordt getagd (een rood bolletje geeft aan dat er nieuwe activiteiten zijn). Onderdeel Community (oftewel Gemeenschappen) is een beveiligde ruimte voor groepsactiviteiten van een gemeenschap (zoals een vereniging of werkomgeving). Onderdeel Chat bevat een overzicht van recente chats en vergaderverzoeken. Zijn er nog ongelezen items dan wordt dat aangegeven met een rood bolletje. Onderdeel Agenda bevat de Teams-agenda met gemaakte afspraken.

Een chat starten

Bij onderdeel Chat kan je doorgaan met een bestaande chat of een nieuwe chat opstarten. Heb je nog niet eerder contact gehad met deze persoon in Teams, nodig deze dan uit via de knop Uitnodiging voor Teams (of maak een nieuwe chat aan via de knop Nieuwe chat bovenin het overzicht met recente chats en vul bij het Aan-veld de naam, het e-mailadres of het telefoonnummer in van degene waar je mee wilt chatten). Zodra de genodigde de uitnodiging accepteert, kan de chat worden opgezet (dat kan ook wanneer deze persoon nog geen gebruik maakt van Teams!). De knoppen bovenin het chatvenster bevatten nog een paar nuttige opties: met de knop Deelnemers weergeven en toevoegen, optie Personen toevoegen kunnen extra personen worden uitgenodigd en met de knop Scherm delen kan het beeldscherm of een specifiek venster worden gedeeld. De chat kan hier eventueel ook worden omgezet naar een audio- of videogesprek.

Een Teams-vergadering inplannen

De reden waarom veel mensen Microsoft Teams gebruiken, is de mogelijkheid om met meerdere personen tegelijk online te vergaderen. Zo’n vergadering is in te plannen via het uitgebreide Teams-venster, sub Calendar (links in het venster), knop Nieuwe vergadering (of door op het betreffende tijdslot in de agenda te klikken). Voeg deelnemers toe en geef de vergadering een titel, datum, start- en eindtijd, en zo nodig een periodieke herhaling. Geef ook aan of genodigden in de lobby (een virtuele wachtruimte) moeten wachten totdat ze door de organisator worden toegelaten, en of genodigden mogen presenteren (oftewel: of zij hun scherm mogen delen). Nadat de geplande vergadering is opgeslagen en verzonden (knop Verzenden), ontvangen de opgegeven personen per mail en via Teams (onderdeel Chat) een uitnodiging en wordt de vergadering aan zijn/haar Teams-agenda toegevoegd (en, indien van toepassing, ook aan de agenda van Outlook). De deelnemers kunnen de ingeplande vergadering vervolgens accepteren (of weigeren). Door de link voor de vergadering te kopiëren (knop Kopiëren) kan de uitnodiging eventueel ook op andere manieren (zoals via WhatsApp). De link is terug te vinden met een klik op de afspraak in de Teams-agenda (de link begint met https://teams.live.com/meet/...). Moet de afspraak achteraf gewijzigd worden (bijvoorbeeld voor het toevoegen van extra personen of het wijzigen van de begintijd), geef dan een dubbelklik op de afspraak. Bevestig eventuele wijzigingen met de knop Update verzenden.

TIP: Wil je actief deel kunnen nemen aan een vergadering dan moet de pc voorzien zijn van een werkende microfoon en camera. Teams gebruikt de in Windows als standaard ingestelde microfoon en camera, deze zijn eventueel te wijzigen via naar Instellingen > Systeem > Geluid (voor de microfoon) en Instellingen > Bluetooth en apparaten > Camera's (voor de camera).

Deelnemen aan een Teams-vergadering

Deelnemen aan de vergadering gaat via de knop Deelnemen (of via de ontvangen link). Schakel de microfoon en/of camera met de schuifknopjes in (of uit!) en vervolg met de knop Nu deelnemen. Volgens de standaard instellingen kom je eerst in de lobby terecht, totdat de organisator je toelaat tot de vergadering. De microfoon en de camera kunnen tijdens de vergadering naar wens worden in- en uitgeschakeld via de bijbehorende knoppen bovenin het venster. Heb je beeld- of geluidproblemen, kijk dan of dit is op te lossen via de knop Meer (knop met drie puntjes), optie Instellingen, optie Apparaatinstellingen. Lukt het hier niet mee, controleer dan bij de app-machtigingen of de app Microsoft Teams toegangsrechten heeft (via Instellingen > Privacy en beveiliging > Microfoon en/of Camera).

Een handige functie van Teams is het delen van het scherm (knop Delen, het vierkantje met de opwaarts gerichte pijl): hiermee kan de organisator tijdens de vergadering een PowerPoint of ander document presenteren (het gedeelde venster is voor de organisator te herkennen aan de rode rand). Met de optie Scherm wordt het volledige scherm gedeeld, met de optie Venster een reeds openstaand venster. Met de optie Presentatormodus kan je aangeven hoe het venster gedeeld moet worden: schermvullend, op de achtergrond, naast jouw beeld of als reporter (activeer eventueel de optie Geluid opnemen om ook de bijbehorende computergeluiden te delen). Het delen wordt weer beëindigd via de knop Delen stoppen (knop met kruisje). Ondertiteling kan eventueel geactiveerd worden via de knop Meer, optie Taal en spraak, optie Livebijschriften inschakelen (pas de taal zo nodig aan via het tandwieltje rechts in het ondertitelingsvenster). Moeten Teams-vergaderingen altijd ondertiteld worden, activeer dan via de knop Meer, optie Instellingen, optie Toegankelijkheid de optie Liveondertitels.