Praktische tips voor het beheren van e-mail

E-mailaccount met een e-mailprogramma of webbased beheren

E-mailberichten worden (al dan niet tijdelijk) op een daarvoor door de e-mailprovider beschikbaar gestelde mailserver opgeslagen. Voor het verzenden en ontvangen van e-mail vereist de mailserver een specifiek communicatieprotocol. Dit protocol bepaalt op welke manier met de server moet worden gecommuniceerd. De wijze van communiceren is bepalend voor de manier waarop een account wordt beheerd: webbased (met een webbrowser via het internet) of lokaal vanuit een e-mailprogramma zoals het klassieke Outlook, of vanuit de app Outlook (new). De meest gangbare communicatieprotocollen zijn HTTPS (voor webbased e-mailbeheer), POP/SMTP (voor beheer vanuit een e-mailprogramma waarbij de berichten lokaal worden opgeslagen) en IMAP/SMTP (voor beheer vanuit een e-mailprogramma waarbij de berichten online op de mailserver blijven staan). Daarnaast heeft Microsoft een eigen EAS-synchronisatieprotocol (Microsoft Exchange ActiveSync) ontwikkeld waarmee Microsoft-accounts vanuit de app Outlook (new) kunnen worden beheerd. Ondersteunt een e-mailprovider meerdere protocollen, dan kan het e-mailaccount dus ook op verschillende manieren worden beheerd!

Het e-mailaccount vanuit een e-mailprogramma beheren

Voordat een e-mailaccount vanuit een e-mailprogramma kan worden beheerd, moet het account eerst worden toegevoegd en afgesteld. Voor het communiceren met de mailserver wordt vaak gebruikgemaakt van het relatief eenvoudige POP-/SMTP-protocol (POP voor het ontvangen en SMTP voor het verzenden van e-mail). Bij gebruik van dit protocol worden ontvangen e-mailberichten na downloaden lokaal opgeslagen waarna ze (volgens de standaard instellingen) van de POP3-server worden verwijderd. Ook van de (via de SMTP-server) verzonden berichten blijft standaard een kopie achter in het e-mailprogramma. De berichten zijn hierdoor altijd lokaal toegankelijk, ook wanneer de computer geen verbinding met het internet heeft.

Bij gebruik van het IMAP-/SMTP-protocol worden alleen de headers (afzender, onderwerp, verzenddatum, etc.) van de e-mailberichten gedownload, het e-mailbericht blijft na openen standaard op de mailserver staan. Omdat de e-mail op de mailserver blijft staan, maakt het dus ook niet uit op welke locatie het account wordt beheerd! Vanwege dit praktische aspect én omdat het protocol zeer efficiënt met de bandbreedte omgaat, is IMAP met name interessant voor gebruikers van mobiele apparaten.

LET OP: Voorheen konden de e-mailadressen van Microsoft (Outlook, Hotmail, Live en MSN) in elk willekeurig e-mailprogramma met het POP-protocol beheerd worden. Microsoft heeft hier echter een stokje voor gestoken: e-mailadressen van Microsoft kunnen nu alleen nog lokaal met POP worden beheerd in e-mailprogramma’s die ondersteuning bieden voor OAuth! Deze tweestapsverificatiemethode ontbreekt echter bij de klassieke Outlook-versies. Om een e-mailadres van Microsoft met POP te kunnen beheren, zal dus uitgeweken moeten worden naar een alternatief e-mailprogramma (bijvoorbeeld eM Client). E-mailadressen van Microsoft kunnen nog wel met behulp van het Microsoft Exchange-protocol in Outlook beheerd worden, de berichten blijven dan wel online staan.

Het e-mailaccount webbased beheren

Bij het webbased (via een webbrowser als Edge) beheren van het e-mailaccount wordt gebruikgemaakt van het HTTPS-protocol. Dit protocol zorgt ervoor dat de over en weer verzonden informatie wordt versleuteld waardoor het voor derden vrijwel onmogelijk is om toegang tot de vertrouwelijke informatie te krijgen. Omdat alle handelingen (lezen, schrijven, verzenden, ontvangen, etc.) webbased worden uitgevoerd, is het account vanaf elke willekeurige internetverbinding te beheren.

De webbased mailbox is toegankelijk via de website van de e-mailprovider. Naast de bekende ‘webmail’-accounts (accounts die van origine webbased worden beheerd) zoals Microsoft (Outlook/Hotmail/Live/MSN; www.outlook.com), Gmail (www.gmail.com) en Yahoo! (https://mail.yahoo.com) kunnen ook vrijwel alle door internetproviders verstrekte e-mailadressen webbased worden beheerd. Een overzicht van aanmeldpagina’s van de meest populaire Nederlandse en Belgische webmailproviders:

• Ziggo/Chello/UPC/ Casema/Home/Quicknet: https://mail.ziggo.nl
• Caiway/kabelfoon: https://secure.caiway.nl/webmail/
• HCCNET: https://webmail.hccnet.nl
• KPNmail/Planet/ KPNPlanet/HetNet/Freeler: https://webmail.kpnmail.nl
• Online/Wanadoo/Orange: https://webmail.online.nl
• Solcon: https://ssw.solcon.nl
• Telfort/Tiscali/12move/WorldOnline: https://webmail.telfort.nl
• XS4ALL: https://webmail.xs4all.nl
• Zeelandnet: https://webmail.zeelandnet.nl
• Proximus/Belgacom/Skynet: https://webmail.proximus.be
• Telenet/Pandora: https://mail.telenet.be

E-mailaccount vanaf verschillende locaties beheren

Wordt de e-mail vanaf verschillende locaties beheerd dan kan het interessant zijn om de e-mailberichten op de mailserver te laten staan (in ieder geval lang genoeg om ze op de verschillende locaties te kunnen downloaden). Bij webmail en het IMAP-protocol blijft de complete mailbox standaard online staan en hoeft er geen extra actie ondernomen te worden. Het wordt iets lastiger wanneer het POP-protocol wordt toegepast, volgens de standaard instellingen van POP worden de berichten namelijk direct van de mailserver verwijderd nadat ze met het e-mailprogramma zijn gedownload (ze zijn dan dus niet meer vanaf een andere locatie met webmail of het IMAP-protocol te benaderen). Vanuit het mailprogramma is echter in te stellen dat kopieën van de opgehaalde berichten al dan niet voor bepaalde tijd op de mailserver moeten blijven staan (zie kader). De verzonden berichten zijn bij het toepassen van POP sowieso alleen toegankelijk vanuit het gebruikte e-mailprogramma.

E-mail met SMTP versturen via een andere internetverbinding

Om bij misbruik te kunnen ingrijpen, moet een provider altijd de verzender van een via hun mailserver verzonden e-mail kunnen identificeren. Bij geconstateerd misbruik kan het account de toegang tot de SMTP-server worden ontzegd, of zelfs van internet worden afgesloten. Identificatie is echter alleen mogelijk wanneer de internetverbinding en de SMTP-server door dezelfde provider worden beheerd. Wordt van internetprovider gewisseld, de computer op een andere internetverbinding aangesloten (bijvoorbeeld op het werk of tijdens vakantie) en/of de e-mail vanaf een andere computer beheerd dan zijn de gebruikte internetverbinding en de ingestelde SMTP-server zeer waarschijnlijk niet meer van dezelfde provider afkomstig. Omdat de verzender zo niet meer kan worden geïdentificeerd, wordt het verzenden van e-mail standaard geblokkeerd. In dergelijke gevallen biedt een van de volgende oplossingen uitkomst:

• SMTP-authenticatie toepassen: Bij authenticatie identificeert de gebruiker zich door de inloggegevens (gebruikersnaam en wachtwoord) versleuteld mee te sturen. Het toepassen van SMTP-authenticatie kan bij de instellingen van het e-mailaccount worden geactiveerd.
• SMTP-server aanpassen: Als alternatief kan de SMTP-server worden gebruikt van de internetprovider waarmee een internetverbinding tot stand is gebracht. Nadat de internetprovider is achterhaald via www.whatismyipaddress.com, kan de benodigde SMTP-server met een Google-zoekopdracht (bijvoorbeeld “SMTP XS4ALL”) worden achterhaald. Een kanttekening is wel op zijn plaats, de ontvangende mailserver controleert namelijk of de gebruikte SMTP-server bij het betreffende e-mailaccount hoort, is dat niet het geval dan wordt de e-mail als spam gemarkeerd en (ongemerkt) uitgefilterd!
• Webbased e-mailen: De e-mail kan ook webbased worden beheerd. Voor het versturen van e-mail via webmail wordt geen gebruik van de SMTP-server gemaakt, er kunnen zodoende ook geen authenticatieproblemen ontstaan.

Veilig omgaan met inloggegevens

Het lijkt wellicht vanzelfsprekend dat de inloggegevens geheim moeten blijven om te voorkomen dat onbevoegden toegang tot de mailbox kunnen krijgen, maar toch gebeurt het nog maar al te vaak dat onbevoegden het wachtwoord weten te achterhalen. Een aantal tips om de inloggegevens veilig te houden:

• Wordt het account op een openbare of andermans computer beheerd dan is het laten opslaan van de inloggegevens (en dan met name het wachtwoord) niet verstandig. Heb je dit toch gedaan, wijzig dan zo snel mogelijk het wachtwoord!
• Pas altijd SSL/STARTTLS toe voor het beveiligen van de POP- en SMTP-verbinding.
• Menig webmailaccount heeft een optie om het wachtwoord middels een persoonlijke vraag opnieuw in te stellen wanneer deze vergeten is. Ga hier voorzichtig mee om: soms is de gekozen vraag (en dus ook het antwoord) wel erg voor de hand liggend, of wordt het antwoord je terloops afhandig gemaakt door ernaar te vragen zonder dat je er erg in hebt!
• Wijzig het wachtwoord af en toe (zeker zeker wanneer je je e-mail regelmatig op minder betrouwbare netwerken controleert!).
• Maak indien mogelijk gebruik van de ‘verificatie in twee stappen’ (oftewel dubbele authenticatie voor de controle van de identiteit).

Tips bij het versturen van e-mail

De volgende tips kunnen interessant zijn bij het versturen van e-mail:

• Opgemaakte of platte tekst
  Een e-mail kan met opgemaakte (HTML) of platte tekst worden verstuurd. Op platte tekst is geen opmaak toegepast en daarom neemt het beduidend minder ruimte (en dus ook minder bandbreedte) in beslag. Volgens de standaard instellingen worden berichten meestal van opmaak voorzien, dat leest nu eenmaal prettiger.
• Kopie naar derden sturen (CC en BCC)
  Met het adresveld CC (Carbon Copy) kan een kopie van het bericht naar derden worden verstuurd. Heb je liever niet dat de geadresseerde weet dat een kopie van het bericht ook aan derden is verzonden, gebruik dan het BCC-veld (Blind Carbon Copy). Is deze optie niet zichtbaar in het e-mailbericht, klik dan eerst op de AAN- of CC-knop (hiermee opent het contactpersonenoverzicht inclusief BCC-knop).
• Verzenden aan meerdere geadresseerden tegelijk
  Ter voorkoming van misbruik van je e-mailadres én die van anderen is het raadzaam voorzichtig om te gaan met het AAN-veld wanneer een e-mail aan meerdere personen tegelijk wordt verzonden. Worden de geadresseerden namelijk allen in het AAN-veld gezet, dan kan elke ontvanger de namen en e-mailadressen van de medeontvangers zien. Het mag duidelijk zijn dat dit niet altijd wenselijk is. Plaats de e-mailadressen van de geadresseerden liever in het BCC-veld, en zet het eigen e-mailadres in het AAN-veld. Zo wordt de e-mail naar jezelf verstuurd, en krijgen de geadresseerden allen een blind copy.
• Verzenden naar een groep ontvangers
  Een bericht kan ook middels een vooraf aangemaakte distributielijst naar meerdere geadresseerden tegelijk worden verstuurd. Dat is vooral handig wanneer regelmatig naar dezelfde groep wordt gemaild. Gaat het om echt grote aantallen dan is het verstandiger een nieuwsbriefprogramma te gebruiken.
• Bijlage te groot om te verzenden
  Soms kan een e-mail met een groot bestand in de bijlage niet worden afgeleverd omdat de mailbox van de ontvanger vol of niet groot genoeg is. Met een online dienst zoals OneDrive en Dropbox, of via een online bestandstransferdienst voor grote bestanden (zoals WeTransfer en SwissTransfer) kan zo'n bestand toch nog worden verstuurd.
• Versleutelen van een te versturen bijlage
  Voordat vertrouwelijke informatie als bijlage van een e-mail of via WeTransfer wordt verstuurd, kan deze beter eerst door middel van encryptie worden beveiligd. Het risico bestaat namelijk dat een vertrouwelijk bericht onderweg wordt onderschept waardoor deze in de verkeerde handen kan komen. Voorbeelden van bruikbare gratis encryptieprogramma’s zijn EncryptOnClick en Encrypto. Met enkele klikken wordt een versleuteld bestand aangemaakt dat veilig per e-mail kan worden verzonden. Om het bestand te kunnen openen, zal de ontvanger wel moeten beschikken over zowel de software als het wachtwoord.
• Een afbeelding in een e-mailbericht plakken
  Een met de PrintScreen-toets op het klembord geplaatste afbeelding kan alleen met Ctrl-V (of Win-V) in een e-mail worden geplakt wanneer HTML als opmaak wordt gebruikt. NB: niet alle e-mailprogramma’s ondersteunen deze optie.
• Een verzameling afbeeldingen mailen
  Door foto's in origineel formaat aan een e-mail toe te voegen, wordt het bericht al snel erg omvangrijk. Het verzenden duurt dan erg lang of mislukt (bijvoorbeeld omdat de beschikbare ruimte in de mailbox van de geadresseerde ontoereikend is, of omdat het bericht de door de provider opgelegde maximaal toegestane grootte overschrijdt). Moeten meerdere foto's tegelijk per e-mail worden verstuurd dan kan je ze eventueel verkleind toevoegen. Dat kan erg gemakkelijk vanuit de Windows Verkenner (mits gebruik wordt gemaakt van een e-mailprogramma): selecteer de te verzenden foto's, klik met rechts op de selectie en kies optie Meer opties weergeven (Windows 11), optie Kopiëren naar, E-mailgeadresseerde. In het volgende venster wordt gevraagd in welk formaat de afbeeldingen toegevoegd moeten worden (de originele bestanden blijven ongewijzigd!). Let wel: dit gaat altijd ten koste van de kwaliteit, verkleinde bestanden zijn daarom niet meer geschikt om scherp af te drukken!

Veelvoorkomende problemen

Een specifieke e-mail wordt steeds opnieuw gedownload

Wordt een e-mail steeds opnieuw door het mailprogramma gedownload, verwijder het betreffende bericht dan eens via de webmail-omgeving van het betreffende account.

Synchronisatieproblemen (bij het IMAP-protocol)

Levert de synchronisatie volgens het IMAP-protocol problemen op (waardoor bijvoorbeeld de mappenstructuur niet meer overeenkomt met de webmail-versie)? Dat is eenvoudig op te lossen door het IMAP-account te verwijderen en opnieuw toe te voegen. Hierbij worden alle berichten opnieuw gedownload, dat kan dus wel even duren!

Afbeeldingen worden niet gedownload

Worden sommige afbeeldingen in een ontvangen bericht niet weergegeven dan komt dat waarschijnlijk omdat deze aangeboden worden via een beveiligde verbinding (waarbij het HTTPS-protocol moet worden gebruikt). Dit is (gek genoeg) op te lossen met een aanpassing via het configuratiescherm, onderdeel Internetopties, tabblad Geavanceerd, deactiveer de optie Versleutelde pagina’s niet op schijf opslaan.

Slechte leesbaarheid door te kleine tekengrootte

Is het beeldscherm aan de kleine kant of is de resolutie hoog dan kan dat ten koste gaan van de leesbaarheid. Met de Ctrl-toets in combinatie met het scrollwieltje van de muis is de tekengrootte van e-mailberichten echter eenvoudig te vergroten (en zo nodig natuurlijk ook te verkleinen...).

Hyperlinks in e-mail werken niet meer

Wanneer op een link in een e-mailbericht wordt geklikt, opent de bijbehorende internetpagina normaal gesproken in de (als standaard ingestelde) browser. Als dit niet meer werkt, reset Microsoft Edge dan naar de standaard instellingen (via de knop Instellingen en meer, optie Instellingen, onderdeel Instellingen opnieuw instellen). Lost het probleem hier niet mee op, voeg dan met de registereditor de registerwaarde URL Protocol als tekenreekswaarde (zonder waarde) toe aan de registersleutel HKLM\SOFTWARE\Classes\mailto. Controleer tevens of de tekenreeks (Standaard) van de registersleutel HKCR\.html de waarde htmlfile heeft (en pas deze zo nodig aan).

Openen van ontoegankelijke bijlagen

Sommige typen bijlagen worden volgens de standaard instellingen automatisch door het e-mailprogramma geblokkeerd. Zo worden alle uitvoerbare bestandstypen waarvan bekend is dat ze schadelijk voor het systeem kunnen zijn (bijvoorbeeld EXE, COM, JS, VBS, etc.) uit veiligheidsoverwegingen ontoegankelijk gemaakt. Wordt een bijlage ten onrechte geblokkeerd dan kan deze beveiliging bij sommige mailprogramma’s eenvoudig worden omzeild door te klikken op Doorsturen (zonder werkelijk te versturen), waarna de bijlage opeens wél toegankelijk wordt. Bij Outlook (classic) kan dat met de tool OutlookTools (download: www.robert365.com/app/outlooktools).

Na installatie krijgt Outlook bij het onderdeel Extra, Opties een extra tabblad met de naam Attachment Security & Options. Op dit tabblad kunnen extensies aan de veilige lijst worden toegevoegd waarna bijlagen met de betreffende extensie probleemloos kunnen worden geopend. Een geblokkeerd bestand kan het snelst worden geopend door op de knop Move All te klikken (Outlook moet vervolgens wel eerst opnieuw worden opgestart voordat de bijlage kan worden geopend). Het is verstandig daarna de oude instellingen weer te herstellen (via hetzelfde tabblad, de knop Remove All). De computer blijft zodoende goed beveiligd tegen eventuele schadelijke bijlagen.

Openen van per e-mail ontvangen bijlagen lukt niet meer

Een sporadisch voorkomend probleem is het niet meer kunnen openen van een per e-mail ontvangen bijlage (terwijl de bijbehorende software wel degelijk is geïnstalleerd). De bestanden laten zich dan alleen openen door ze op de interne schijf op te slaan en vervolgens vanaf die locatie met het bijbehorende programma te openen. Per geval gaat het steeds om slechts één specifiek bestandstype, bijvoorbeeld DOCX (Word-documenten), XLSX (Excel-bestanden), PDF (PDF-bestanden), etc. Dit probleem wordt veroorzaakt doordat een specifieke bestandsassociatie (de link die Windows legt tussen een bestand en de bijbehorende app) niet naar behoren functioneert. Deze associaties worden per bestandstype opgeslagen in de registersleutel HKCR.

De onjuiste bestandsassociatie kan met een registerwijziging worden hersteld. Dit kan het gemakkelijkst door gebruik te maken van de registerinstellingen van een andere computer die geen problemen heeft met het openen van de betreffende bijlage. Dat gaat als volgt: open de registereditor en exporteer de bij de betreffende extensie behorende registerinstellingen via Bestand, Exporteren naar een registerbestand (voor bestandsbijlagen met de extensie DOCX gaat het bijvoorbeeld om de registersleutel HKCR\.DOCX). Neem het aangemaakte registerbestand mee naar de probleemcomputer (bijvoorbeeld met behulp van een USB-stick) en importeer deze door op het registerbestand te dubbelklikken of door deze met de registereditor in het register te importeren (Bestand, Importeren). NB: hiervoor is het noodzakelijk dat het bij het bestandstype behorende programma op beide computers is geïnstalleerd.

Sommige doorgestuurde (geforwarde) berichten worden niet bezorgd

Om spamberichten effectief en snel te kunnen afvangen, maken mailservers steeds vaker gebruik van DMARC. Dit is een techniek waarbij de ontvangende mailserver controleert of het bericht daadwerkelijk is verzonden door een mailserver die bij het verzendadres hoort. Dit houdt in dat contact wordt gelegd met de mailserver van het (al dan niet geveinsde) verzendadres, in geval van een spambericht komt dan al snel de aap uit de mouw. Met deze methode worden naast grote hoeveelheden spamberichten echter óók alle doorgestuurde berichten afgevangen (de mailserver die het bericht doorstuurt, is daar volgens DMARC immers niet toe gerechtigd). Op zich geen probleem, mijn ervaring is echter dat de door DMARC afgevangen berichten gewoonweg worden verwijderd. Ze worden dus niet naar de spammap verplaatst! Ondanks dat dit in de logbestanden is terug te vinden, merken zowel de verzender als de ontvanger hier in de praktijk niets van. Betreft het overigens een doorgestuurde nieuwsbrief dan wordt het e-mailadres vaak automatisch van de lijst verwijderd.

Zie tevens de pagina over ongewenste e-mail (SPAM) en het instellen van een spamfilter en de pagina over het automatisch versturen van e-mail met een factuur in PDF-formaat.

© 2001-2024 - Menno Schoone - SchoonePC - Rotterdam - Privacyverklaring