Op deze pagina wordt het e-mailprogramma Outlook besproken, een uitgebreid programma voor het beheren van e-mail, contacten en agenda dat populair is onder zowel zakelijke als privégebruikers. Outlook is één van de Office-tools van Microsoft 365, een vrij prijzig pakket. Als gevolg van Europese regelgeving is het echter mogelijk om voor een paar tientjes een ongebruikte licentie te kopen, voor een relatief klein bedrag heb je dus al een professioneel Office-pakket met vele mogelijkheden tot je beschikking. En omdat het Office-pakket (inclusief Outlook) doorlopend wordt onderhouden, ben je op lange termijn verzekerd van goed werkende software en kan je altijd overstappen.
LET OP: Het is wellicht verwarrend dat de standaard in Windows geïntegreerde app Outlook (de opvolger van de app Mail) dezelfde naam heeft gekregen. Zie elders op deze website voor informatie over deze app.
KLIK SNEL DOOR... |
Het toevoegen van e-mailaccounts gaat bij Outlook via tabblad Bestand, knop Accountinstellingen, optie Accountinstellingen, knop Nieuw. Waar mogelijk zoekt Outlook zelf de benodigde instellingen op. Soms zijn de automatisch ingevoerde instellingen onjuist, in dat geval moet worden overgeschakeld op de handmatige instellingen. De voor de hand liggende route hiervoor (via de link Geavanceerde opties, optie Ik wil mijn account handmatig instellen; zie afbeelding) is niet praktisch omdat ook dan de instellingen al automatisch worden ingevuld en er nauwelijks iets aan gewijzigd kan worden (zo is het bijvoorbeeld lastig om een alternatieve SMTP-server met bijbehorende inloggegevens op te geven). De instellingen worden ook nog eens direct getest, levert dat een foutmelding op dan kan het account niet eens aangemaakt worden.
Een e-mailaccount kan gelukkig ook nog volgens de ouderwetse, meer geavanceerde procedure worden aangemaakt via de optie Profielen beheren (in plaats van Accountinstellingen), knop E-mailaccounts, knop Nieuw, optie Handmatige instelling of extra servertypen. Hier is de optie Handmatige instelling of extra servertypen te activeren. Selecteer de optie POP of IMAP om in onderstaand scherm te komen. De benodigde instellingen voor een POP/IMAP-account (het e-mailadres, gebruikersnaam, wachtwoord, POP3/IMAP- en SMTP-server, poortnummers en beveiligingsprotocol) zijn door de internetprovider verstrekt. De opgegeven naam wordt getoond als afzender van je e-mailberichten. Zorg ervoor dat het opgegeven e-mailadres correct is, anders komen eventuele reacties op jouw berichten niet bij je aan!
Bij mobiele apparaten wordt meestal het IMAP-protocol toegepast (waarbij e-mail niet lokaal maar online opgeslagen blijft). Beheer je e-mail liever in één lokaal opgeslagen archief dan is het praktischer om het POP-protocol toe te passen. Geef hiervoor bij de servers voor inkomende en uitgaande e-mail de door de e-mailprovider verstrekte POP3- en SMTP-server op. Als laatste moeten de gebruikersnaam en het wachtwoord worden opgegeven, de gebruikersnaam komt meestal overeen met (het eerste gedeelte van) het e-mailadres.
Vervolgens kan het PST-gegevensbestand worden opgegeven. Volgens de standaard instellingen wordt voor elk e-mailadres een apart PST-gegevensbestand aangemaakt. Wil je liever met één gegevensbestand werken zodat er ook maar één Postvak IN voor alle berichten is (waaronder desgewenst voor elk account een eigen mapje), activeer dan de optie Bestaand Outlook-gegevensbestand, knop Bladeren, selecteer het PST-bestand (OUTLOOK.PST of een ander aangemaakt PST-bestand) om te voorkomen dat er voor elk e-mailadres een apart PST-gegevensbestand wordt aangemaakt.
LET OP: Door hier het PST-archiefbestand van een vorige installatie of andere computer te selecteren, zijn direct alle oude berichten, contacten, agenda-items en notities toegankelijk. Nieuwe items worden gewoon aan dit PST-bestand toegevoegd.
De geavanceerde eigenschappen van het e-mailaccount kunnen via de knop Meer instellingen worden gewijzigd. Op het eerste tabblad kan bijvoorbeeld de naam van het account worden aangepast (zodat deze gemakkelijk kan worden herkend). Op tabblad Geavanceerd kunnen de poortnummers worden gewijzigd en kan de verbinding worden versleuteld met SSL, TLS of STARTTLS. Onderaan dit tabblad kan tevens worden ingesteld dat Outlook de binnenkomende berichten op de mailserver moet laten staan. Deze optie is handig wanneer de e-mail op verschillende computers gedownload moet kunnen worden. Door de bewaartijd op de server tot twee weken te beperken, wordt voorkomen dat de mailbox volloopt en er geen e-mail meer kan worden ontvangen.
De standaard instellingen van Outlook zijn op een aantal onderdelen voor verbetering vatbaar. Het is wellicht zinvol de volgende instellingen te wijzigen:
Start standaard in Postvak IN:
Tabblad
Bestand, onderdeel
Opties, onderdeel Geavanceerd, klik bij
Outlook Starten en afsluiten
op
de knop
Bladeren, selecteer Postvak IN, knop OK.
Instellingen niet in de cloud op laten slaan:
Tabblad Bestand, onderdeel Opties, onderdeel Algemeen, schakel
de optie Mijn Outlook-instellingen opslaan in de cloud uit (het nadeel is
dat de instellingen dan ook niet via het Microsoft-account gedeeld worden met
Outlook-apps op andere pc’s).
Oorspronkelijk venster sluiten
bij beantwoorden of doorsturen:
Tabblad
Bestand, onderdeel Opties, onderdeel E-mail en activeer bij
Antwoorden en doorgestuurde
berichten de optie
Oorspronkelijk berichtvenster sluiten bij beantwoorden of doorsturen.
De tekst niet laten inspringen met een tab bij het
beantwoorden van e-mail:
Tabblad
Bestand, onderdeel Opties, onderdeel E-mail,
wijzig bij Antwoorden en
doorgestuurde berichten beide keuzemenu's in
Tekst oorspronkelijk bericht meezenden.
Het standaard lettertype wijzigen bij het
opstellen/beantwoorden van e-mail:
Tabblad Bestand, onderdeel Opties, onderdeel E-mail,
knop Briefpapier en lettertypen, knop Lettertype (2x).
Automatisch archiveren uitschakelen (met deze functie
worden items ouder dan zes maanden automatisch naar het
archiefbestand ARCHIVE.PST verplaatst):
Tabblad Bestand, onderdeel Opties, onderdeel Geavanceerd, knop
Instellingen voor AutoArchiveren, schakel de optie
Elke xx dagen
uit.
Standaard browser voor het openen van hyperlinks wijzigen:
Tabblad Bestand,
onderdeel Opties, onderdeel Geavanceerd, stel bij Bestands- en
browservoorkeuren de optie Hyperlinks openen vanuit Outlook in in
op Standaardbrowser.
Verwijderde items automatisch definitief verwijderen uit de map
Verwijderde
items:
Tabblad Bestand, onderdeel Opties, onderdeel Geavanceerd, activeer bij Outlook
Starten en afsluiten de optie Mappen met verwijderde items leegmaken
bij het afsluiten van Outlook.
Spelling controleren voor het verzenden van e-mail:
Tabblad Bestand, onderdeel Opties, onderdeel E-mail,
activeer de optie Altijd spelling controleren voor verzenden.
Niet standaard alle e-mailaccounts op e-mail controleren
(bijvoorbeeld omdat de mailbox altijd leeg is doordat e-mail wordt geforward naar een ander e-mailadres of
omdat dezelfde mailbox tweemaal
achter elkaar wordt geleegd):
Tabblad Bestand, onderdeel Opties, onderdeel Geavanceerd, bij Verzenden en ontvangen
de knop Verzenden/ontvangen, knop Bewerken om de verschillende
e-mailaccounts aan te passen.
Comprimeren van de databasebestanden (comprimeren
kan onleesbare of zelfs verdwenen berichten tot gevolg hebben, maak
eventueel eerst een back-up!):
Tabblad Bestand, knop
Accountinstellingen, optie Accountinstellingen, tabblad
Gegevensbestanden. Selecteer vervolgens het PST-bestand, knop
Instellingen
en tot slot de knop
Nu comprimeren.
Wil je ook zaterdag en zondag in de agenda zien staan:
tabblad Bestand, onderdeel Opties, onderdeel Agenda, activeer zaterdag
en zondag.
OUTLOOK MINIMALISEREN TOT ICOONTJEOutlook heeft de mogelijkheid zich te minimaliseren tot een icoontje
rechts onderin het systeemvak (in plaats van op de taakbalk).
Vanaf Outlook 2003 is dit mogelijk door
met rechts op het in het systeemvak getoonde icoontje te klikken en te kiezen
voor Verbergen indien geminimaliseerd (dit heeft in Windows 7 alleen zin
wanneer Outlook niet aan de taakbalk is vastgepind!). Bij de oudere versies van
Outlook kan dit echter alleen
via het
register worden
ingesteld, maak daarvoor de DWORD-waarde MinToTray met de
waarde 1 aan in de volgende registersleutel: |
DE STANDAARD OPSLAGLOCATIE VAN BIJLAGEN AANPASSENDe standaard opslaglocatie van bijlagen is in te stellen door met de registereditor de registerwaarde DefaultPath met de tekenreekswaarde D:\ (of een willekeurige andere locatie) toe te voegen aan de registersleutel HKCU\Software\ Microsoft\Office\16.0\ Outlook\Options. 16.0 is het versienummer van Outlook 2016/2019/365, vervang deze zo nodig voor 15.0 (Outlook 2013), 11.0 (Outlook 2003), 12.0 (Outlook 2007) of 14.0 (Outlook 2010). |
'ONVEILIGE' BIJLAGEN TOCH OPENENVoor Outlook is er geen workaround voor het openen van beveiligde attachments, zoals in Outlook Express/Windows Mail. Moet de attachmentbeveiliging in Outlook (gedeeltelijk) worden uitgezet dan kan dat het beste worden uitgevoerd met behulp van OutlookTools (download: www.howto-outlook.com/products/outlooktools.htm). Via sub Blocked Attachments kunnen extensies eenvoudig als bijlage worden toegestaan. Let wel: met deze wijziging worden de bestanden alleen toegankelijk gemaakt, ze worden er dus niet veiliger van! Om de computer zo veilig mogelijk te houden, is het dus verstandig de toege-voegde extensies na afloop weer te blokkeren.
Wijzig je de attachmentbeveiliging liever via het register dan moet de tekenreekswaarde Level1Remove met de toegestane extensies toe, gescheiden met een ;-teken (bijvoorbeeld exe;com) in de volgende registersleutel HKCU\Software\ Microsoft\Office\16.0\Outlook\Security (16.0 is het versienummer van Outlook 2016/2019/365, selecteer de sleutel 15.0 bij Outlook 2013). Maak de registersleutel indien nodig eerst zelf aan. |
DE AUTOCOMPLETE-LIJSTOutlook houdt een lijst van gebruikte e-mailadressen bij zodat eerder gebruikte e-mailadressen bij het intikken van een letter in het AAN-veld automatisch worden weergegeven. Maak je veel gebruik van dit geheugen, ook wel de AutoComplete-lijst genoemd, dan is het goed te weten dat het bij een herinstallatie kan worden overgezet! Sluit hiervoor eerst Outlook af en maak vanuit de Windows Verkenner een kopie van het bestand C:\Gebruikers\inlognaam\ Appdata\Local\ Microsoft\Outlook\ RoamCache\ Stream_Autocomplete_0_xxxxx.dat (waarbij xxxxx staat voor een lange reeks letters en cijfers; activeer op tabblad Beeld de optie Verborgen items om verborgen bestanden zichtbaar te maken). Zijn er meerdere bestanden met deze naam, kopieer dan het meest recente bestand (maak eventueel een back-up van alle bestanden die groter zijn dan 1 kB!). Wijzig vervolgens de bestandsnaam van dit gekopieerde bestand zodat deze exact gelijk is aan de bestandsnaam van het nog lege DAT-bestand op de nieuwe Windows-installatie. Overschrijf tot slot het lege DAT-bestand door het back-upbestand naar de betreffende opslaglocatie te kopiëren. Let op: Bij Outlook 2003 en 2007 is het overzetten van de AutoComplete-lijst een stuk eenvoudiger, hier hoeft alleen het bestand C:\Gebruikers\inlognaam\ AppData\ Roaming\Microsoft\ Outlook\Outlook.NK2 overgezet te worden. Liever helemaal geen gebruik maken van de AutoComplete-lijst? Schakel deze dan uit via Extra, Opties, knop E-mailopties, knop Geavanceerde e-mailopties, deactiveer de optie Namen voorstellen bij het invullen van de velden Aan, CC en BCC (Outlook 2003 en 2007). Bij Outlook 2010/2013/2016/2019/365 gaat dat via tabblad Bestand, onderdeel Opties, onderdeel E-mail, deactiveer bij Berichten verzenden de optie Lijst voor automatisch aanvullen gebruiken voor suggesties van namen wanneer u namen in de vakken Aan, CC en BCC typt. |
Wordt gebruikgemaakt van een aparte datapartitie (zodat de persoonlijke bestanden van de systeembestanden gescheiden kunnen worden), verplaats dan ook de map C:\Gebruikers\inlognaam\ Documenten\Outlook-bestanden met daarin de PST-archiefbestanden (wordt de map Documenten verplaatst dan gebeurt dit automatisch). Zie elders op deze website voor meer informatie over het verplaatsen van de persoonlijke bestanden naar een datapartitie en de problemen die zich daarbij kunnen voordoen.
TIP: Voor het kosteloos terughalen/herstellen van een in Outlook verwijderde e-mail kan eventueel gebruik worden gemaakt van de gratis met Outlook meegeleverde reparatietool SCANPST.
VERSLEUTELEN VAN EEN TE VERSTUREN BIJLAGEWanneer u bestanden met vertrouwelijke informatie als bijlage van een e-mail wilt versturen, dan kunt u deze beter eerst door middel van encryptie beveiligen. Het risico bestaat namelijk dat het e-mailbericht onderweg wordt onderschept. AES Crypt (download: www.aescrypt.com) is hiervoor een zeer goed bruikbaar en gratis programma. Met een paar klikken heb je een versleuteld bestand dat veilig per e-mail verzonden kan worden. Deze tool is natuurlijk ook geschikt wanneer u een groot bestand met vertrouwelijke informatie met een dienst als www.wetransfer.com wilt versturen. Enig nadeel is dat de ontvangende partij ook de software moet installeren. |
Met MyPhoneExplorer (download: www.fjsoft.at/en/) kan je de gegevens op je Android-telefoon via WiFi, Bluetooth of USB synchroniseren met Outlook. Ook is het mogelijk om vanaf de pc agenda-items en contacten te bewerken, SMS-berichten te verzenden, de belgeschiedenis te analyseren, gemaakte foto's automatisch naar de pc te kopiëren, bestanden op de telefoon te benaderen en nog veel meer. Zie de pagina over het synchroniseren van je Android-telefoon met MyPhoneExplorer voor meer informatie.
Lastig dat je de binnen Outlook opgeslagen agenda en contacten alleen op de pc kunt inzien? Door deze items met een Google-account te synchroniseren, zijn ze ook op andere apparaten toegankelijk. Het synchroniseren van de contacten kan bijvoorbeeld met GO Contact Sync Mod (download: https://googlesyncmod.sourceforge.io) en Outlook4Gmail (download: https://outlook4gmail.scand.com; de gratis versie voldoet), en het synchroniseren van de agenda met Calendar Sync for Outlook and Google Calendar (download: www.pppindia.com/calendar-sync/). En ben je bereid ervoor te betalen dan is de synchronisatietool gSyncit (www.fieldstonsoftware.com/software/gsyncit5/) een interessante optie vanwege de vele extra mogelijkheden.
Bij het doorvoeren van een systeemwijziging of bij synchronisatieproblemen komt het wel eens voor dat Outlook-items (zoals e-mailberichten, contactpersonen, agenda-afspraken, taken en notities) dubbel in de Outlook-database terecht komen. Dubbele items kunnen met de gratis tools Outlook Duplicates Remover (directe download: www.slipstick.com/files/ODR5.EXE) en Outlook Freeware - Duplicate Removers (download: www.outlookfreeware.com) eenvoudig worden opgespoord en verwijderd. Het is wel verstandig om eerst een back-up van het bestand OUTLOOK.PST te maken voordat items permanent worden verwijderd. Je weet maar nooit!
Door een ongelukkige wijziging in de weergave-instellingen kunnen de mappen met e-mailberichten behoorlijk onoverzichtelijk raken. Dit kan bijvoorbeeld worden veroorzaakt door extra toegevoegde kolommen, een aangepast lettertype of een voorwaardelijke opmaak voor gelezen en ongelezen berichten. En lijkt een map leeg te zijn terwijl je zeker weet dat deze berichten moet bevatten, dan wordt de inhoud van die map met een filter verborgen. Gelukkig zijn dergelijke weergave-instellingen eenvoudig te herstellen via tabblad Beeld, knop Weergave-instellingen, knop Beginwaarden van huidige weergave. Bevestig met de knop Ja (of in geval van het verwijderen van toegepaste filters: knop Filteren, knop Alles wissen). Een eenvoudige oplossing dus, die je maar net even moet weten!
Vertoont Outlook problemen bij het opstarten (of wil het helemaal niet meer opstarten) en vermoed je dat dat wordt veroorzaakt door geïnstalleerde invoegtoepassingen? Start Outlook dan eens op in veilige modus (door de Ctrl-toets ingedrukt te houden tijdens het opstarten van Outlook, of met het commando OUTLOOK.EXE /safe in het uitvoervenster dat opent met de toetscombinatie Win-R), in de veilige modus worden namelijk geen invoegtoepassingen geladen. Worden de mapnamen van het archief in een andere taal weergegeven (of zijn er andere problemen met de mapnamen), reset de mapnamen dan met het commando OUTLOOK /resetfoldernames. Ook met de door Microsoft ontwikkelde tool Ondersteunings- en herstelassistent (download: https://diagnostics.office.com/#/).
In sommige gevallen doet Outlook moeilijk met het opslaan van wachtwoorden, ook al wordt de optie wachtwoord opslaan aangevinkt (doet dit probleem zich voor bij Windows Vista/7 in combinatie met Outlook XP/2002 en ouder, dan is hier helaas niets aan te doen). Dit is een veelvoorkomend probleem met de Protected Storage. Start de registereditor en navigeer naar de registersleutel HKCU\Software\ Microsoft\Protected Storage System Provider. Daar staat een registersleutel met een lange naam die begint met S-1-5-21. Verwijder deze (het is verstandig om daar via Bestand, Exporteren eerst een back-up van te maken). In de meeste gevallen is nu het probleem opgelost en wordt het wachtwoord wel onthouden. Let op: alle opgeslagen wachtwoorden worden hiermee verwijderd. Op de pagina over het maken van een back-up van de persoonlijke gegevens staat beschreven hoe deze eerst kunnen worden veiliggesteld.
Is het probleem hiermee niet opgelost (of is het niet mogelijk de registersleutel te verwijderen), dan is er wellicht een probleem met de machtigingen van de gebruikersaccount. Selecteer de registersleutel Protected Storage System Provider en kies Bewerken, Machtigingen, knop Geavanceerd. Achter de gebruikersnaam moet in de kolom Machtiging de waarde Volledig beheer staan en in de kolom Toepassen op de waarde Deze sleutel en subsleutels. Activeer de optie Machtigingen voor alle onderliggende objecten opnieuw instellen en doorgeven van overneembare machtigingen inschakelen, klik op OK en verwijder nogmaals de registersleutel. Meer informatie is te vinden in de KB-files van Microsoft (http://support.microsoft.com/kb/290684/nl).
Is het niet meer mogelijk om met een link in een e-mailbericht een website te openen of is er sprake van andere aanverwante onregelmatigheden? Een fout in de registratie van de DLL-bestanden is meestal de veroorzaker. Dit probleem is op te lossen door onderstaande commando's stuk voor stuk uit te voeren via Start, Uitvoeren:
regsvr32 urlmon.dll
regsvr32 shdocvw.dll
regsvr32 actxprxy.dll
regsvr32 oleaut32.dll
regsvr32 mshtml.dll
regsvr32 browseui.dll
regsvr32 shell32.dll
Dit gaat het gemakkelijkst door ze stuk voor stuk te selecteren, te kopiëren (Ctrl-C) en in het uitvoerveld van het startmenu te plakken (Ctrl-V). Start vervolgens Internet Explorer en kies Extra, Internetopties, tabblad Geavanceerd en kies de knop Opnieuw instellen. Doorgaans is het probleem dan opgelost.
Zie elders op deze website voor meer handige tips met betrekking tot het versturen van e-mail.
GRATIS ALTERNATIEVEN VOOR OUTLOOKHoewel Outlook voor veel gebruikers het ultieme programma is voor het beheren van e-mail, contactpersonen, agenda, notities en taken, zijn er ook interessante gratis alternatieven zoals eM Client (download: www.emclient.com), Mailbird (download: www.getmailbird.com) en EssentialPIM. eM Client biedt ondersteuning voor onder andere Gmail- en Microsoft-accounts en kan zodoende de agenda en contactpersonen met Gmail synchroniseren, altijd handig in combinatie met een Android-telefoon! |
© 2001-2024 - Menno Schoone - SchoonePC - Rotterdam - Privacyverklaring
